So beschaffen Sie laborgezüchtete Diamanten für Ihr Schmuckunternehmen
Ein zuverlässiger Beschaffungsprozess für laborgezüchtete Diamanten beginnt mit einem klaren Einkaufsbriefing und endet damit, dass die angenommenen Waren dem richtigen Kundenauftrag oder Lagerbezug zugeordnet dokumentiert sind. Dazwischen muss Ihr Unternehmen die Spezifikationen freigeben, die kaufmännischen Bedingungen bestätigen, die Lieferung koordinieren und die eingegangenen Waren prüfen.
Der Prozess sollte es leicht machen, drei Fragen zu beantworten: Was haben wir bestellt, was haben wir erhalten und wohin sind diese Diamanten gegangen?
Dieser Leitfaden beschreibt diesen Ablauf für Juweliere, Designer, Einzelhändler und Schmuckhersteller. Wenn Sie noch entscheiden, bei welchem Unternehmen Sie einkaufen möchten, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zur Auswahl eines Lieferanten für laborgezüchtete Diamanten.
1. Den Schmuckbedarf in ein Einkaufsbriefing überführen
Beginnen Sie mit dem Kundenauftrag, dem Kollektionsdesign oder dem Lagerbedarf, aus dem der Bedarf an Diamanten entsteht. Versehen Sie die Anfrage mit einem Bezug, der sie durch Angebot, Einkauf und Wareneingang begleiten kann.
Beschreiben Sie die Waren mit Begriffen, die sowohl der Lieferant als auch Ihre Werkstatt verwenden können. Geben Sie die Herkunft als laborgezüchtete Diamanten, die Form, die Menge, Karat- oder Maßanforderungen, zulässige Qualitätsspezifikationen und den vorgesehenen Verwendungszweck an. Wenn eine vorhandene Fassung die Passform bestimmt, lassen Sie die erforderlichen Maße vom Fasser ermitteln.
Legen Sie die Einheiten genau fest. Eine Bestellung über 12 Paar Ohrstecker erfordert beispielsweise 24 Diamanten, die zu 12 passenden Paaren zusammengestellt sind. Die alleinige Angabe „24 Diamanten“ vermittelt diese Anforderung an die Zusammenstellung nicht. Führen Sie zusätzliche Ersatzsteine separat auf.
| Details des Briefings | Anzugeben |
|---|---|
| Auftrags- oder Lagerbezug | Der Kundenauftrag, das Design oder der Lagerartikel, den die Anfrage unterstützt. |
| Benötigte Waren | Einzeldiamanten, passende Paare oder ein definiertes Parcel. |
| Form und Maße | Form, Schliffart und erforderliche Maße oder zulässige Abweichungen. |
| Menge und Gewicht | Anzahl der Steine oder Paare, wobei Anforderungen an Einzel- und Gesamtgewicht unterschieden werden. |
| Qualitätsanforderungen | Die für den Auftrag relevanten Angaben zu Farbe, Reinheit und Schliff sowie die Kriterien für die visuelle Zusammenstellung. |
| Dokumentation | Erforderliche Laborzertifikate, Nachweise zur Prüfung oder Angaben zum Parcel. |
| Zeitplanung | Wann die freigegebenen Waren Ihr Unternehmen erreichen müssen, unter Berücksichtigung der Zeit für Prüfung und Fertigung. |
| Budget und Lieferung | Einkaufsbudget, Angebotswährung und Lieferadresse. |
Trennen Sie wesentliche Anforderungen von Präferenzen. So kann der Lieferant akzeptable Alternativen identifizieren, ohne stillschweigend etwas zu ändern, das Ihr Kunde oder Ihre Werkstatt benötigt.
2. Die erforderliche Dokumentation für diese Waren vereinbaren
Legen Sie die Dokumentationsanforderungen fest, bevor Sie Angebote anfordern. Für einen einzeln zertifizierten Mittelstein und ein Parcel kleiner Diamanten können unterschiedliche ergänzende Informationen erforderlich sein.
IGI erläutert, dass seine Zertifikate für lose Diamanten die natürliche oder laborgezüchtete Herkunft ausweisen und Qualitätsmerkmale dokumentieren. Geben Sie das Labor und die Art des Zertifikats an, die Ihre Bestellung erfordert, und fordern Sie für einzeln zertifizierte Steine die entsprechenden Zertifikatsreferenzen an. Informationen zum IGI-Zertifikat.
Prüfen Sie das tatsächliche Format der Berichterstattung. Der aktuelle Service von GIA für geeignete farblose und nahezu farblose laborgezüchtete Diamanten verwendet die Qualitätsbewertungen Premium und Standard. Gehen Sie nicht davon aus, dass das Dokument jedes Labors austauschbare Einstufungen oder Felder enthält. Services von GIA für laborgezüchtete Diamanten.
Fragen Sie bei Parcels, welche Tests oder Prüfungen durchgeführt wurden, für welche Waren sie gelten und wie diese Waren identifiziert werden. IGI beschreibt die Prüfung als Unterscheidung zwischen natürlichen Diamanten, laborgezüchteten Diamanten und Imitationen. Eine Herkunftsprüfung ist eine andere Dienstleistung als die Ausstellung eines individuellen Zertifikats für jeden Stein. IGI-Diamantprüfungen.
Vereinbaren Sie etwaige Anforderungen an das Züchtungsverfahren oder Angaben zu Behandlungen im Briefing, statt sie nach der Lieferung einer Annahme zu überlassen.
3. Ein Angebot anfordern und die vorgeschlagenen Waren freigeben
Senden Sie dasselbe freigegebene Briefing an jeden Lieferanten, von dem Sie ein Angebot anfordern. Bitten Sie darum, alle Abweichungen zwischen den angeforderten und den vorgeschlagenen Waren klar auszuweisen.
Fordern Sie bei Einzeldiamanten die Lagerbezüge, verfügbaren Zertifikate, Maße und Bilder an, die für die Freigabe benötigt werden. Bitten Sie bei Paaren oder Parcels um eine Beschreibung der Kriterien für die Zusammenstellung und der zulässigen Abweichungen. Unser Leitfaden zum Einkauf loser laborgezüchteter Diamanten erläutert die Prüfungen für einzelne Steine ausführlicher.
Legen Sie eindeutig fest, wer die Auswahl freigeben kann. Ein Kunde kann das Erscheinungsbild freigeben, während Ihr Fasser die Kompatibilität bestätigt und Ihr Ansprechpartner im Einkauf die Kosten genehmigt. In einem kleinen Unternehmen kann eine Person mehrere Rollen übernehmen, die Entscheidungen sollten jedoch trotzdem dokumentiert werden.
Fragen Sie, wie Verfügbarkeit und Reservierungen funktionieren. Ein Angebot bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Waren reserviert sind. Lassen Sie sich die Reservierung bestätigen, bevor Sie Verpflichtungen eingehen, die von diesen bestimmten Steinen abhängen.
4. Die Freigabe in eine schriftliche Bestellung überführen
Sobald die Waren freigegeben sind, stellen Sie eine Bestellung aus oder lassen Sie sich eine schriftliche Auftragsbestätigung geben. Darin sollten die endgültigen Spezifikationen, Mengen, vereinbarten Bezüge, der Preis, die Währung, die Dokumentation und die Liefervereinbarungen aufgeführt sein.
Dokumentieren Sie, ob es sich um einen endgültigen Kauf oder eine andere ausdrücklich vereinbarte Regelung handelt, beispielsweise um zur Prüfung bereitgestellte Waren. Legen Sie die Zahlungsbedingungen, den Prüfzeitraum, das Rückgabeverfahren und alle anwendbaren Gebühren fest.
Nehmen Sie eine klare Ersatzregelung auf. Wird ein freigegebener Diamant nicht verfügbar, sollte der Lieferant vor dem Versand die Genehmigung für den Ersatz einholen. Ähnliche Qualitätsstufen erfüllen nicht zwangsläufig dieselben Anforderungen an Abmessungen, Zusammenstellung oder Kundenwünsche.
Führen Sie eine Aufzeichnung der Änderungen. Wenn sich die Menge, Spezifikation oder Liefervereinbarung ändert, aktualisieren Sie die Bestellung und holen Sie eine Bestätigung ein, damit beide Unternehmen mit derselben Version arbeiten.
5. Versandvereinbarungen und Begleitdokumente bestätigen
Bestätigen Sie vor dem Versand die Lieferadresse, den Ansprechpartner für die Warenannahme und die voraussichtlichen Versandangaben. Vereinbaren Sie, wer den Transport organisiert, welcher Versicherungsschutz für die Sendung gilt und welche Kosten enthalten sind.
Bei einer internationalen Sendung sollten der Lieferant und der zuständige Transport- oder Zollfachmann bestätigen, welche Unterlagen für die betreffenden Waren und die gewählte Route erforderlich sind. Klären Sie fehlende kaufmännische Angaben, bevor das Paket versendet wird.
Bitten Sie darum, dass Rechnung und Packinformationen den Bestellpositionen entsprechen. Einzelgemeldete Steine sollten mit ihren Referenzen verknüpft sein, und Pakete sollten Kennungen tragen, die dauerhaft mit den zugehörigen Unterlagen verbunden bleiben.
Verwenden Sie klare Produktbeschreibungen. Die Leitlinien von CIBJO für im Labor gezüchtete Diamanten empfehlen, den Ursprung aus dem Labor auf Verkaufsrechnungen und Kommissionsdokumenten anzugeben. Sorgen Sie dafür, dass diese Kennzeichnung in den Bestellunterlagen und den Informationen für Ihren Kunden konsistent bleibt. Leitlinien von CIBJO für im Labor gezüchtete Diamanten.
6. Lieferung vor der Freigabe für die Produktion prüfen
Legen Sie vor dem Eintreffen der Sendung fest, wer für Annahme und Prüfung verantwortlich ist. Erfassen Sie die Lieferreferenz und den Zustand der Verpackung und gleichen Sie anschließend den Inhalt mit der Bestellbestätigung, den Packinformationen und der Rechnung ab.
Prüfen Sie Mengen sowie relevante Gewichte, Referenzen, Abmessungen und Anforderungen an die Zusammenstellung. Bei einzelgemeldeten Steinen sollte ein geeigneter Abgleich zwischen dem physischen Diamanten und seinen Unterlagen durchgeführt werden. Eine erfolgreiche Online-Abfrage des Zertifikats bestätigt einen Dokumenteneintrag, identifiziert jedoch für sich genommen nicht den gelieferten Stein.
Planen Sie Materialidentifikationsprüfungen mit geeigneten Geräten und geschultem Personal oder einem qualifizierten Labor. Der RJC-Standard für im Labor gezüchtete Materialien bietet eine Branchenreferenz für dokumentierte Kontrollen und Prüfungen, die verhindern sollen, dass nicht offengelegte Materialien in die Lieferkette gelangen. RJC-Standard für im Labor gezüchtete Materialien, Bestimmung 27.
Halten Sie Waren, die noch geprüft werden müssen, getrennt von zur Verwendung freigegebenem Bestand. Erfassen Sie das Prüfergebnis und die Person, die die Freigabe erteilt. Wenn Ihr Verfahren Stichproben vorsieht, dokumentieren Sie deren Umfang, damit sie später nicht fälschlicherweise als Prüfung jedes einzelnen Steins verstanden werden.
7. Abweichungen klären, solange die Waren identifizierbar sind
Wenn die Lieferung von der Bestellung abweicht, stellen Sie die betroffenen Waren zurück und informieren Sie den Lieferanten innerhalb der vereinbarten Prüf- oder Meldefrist.
Beschreiben Sie das Problem präzise. Geben Sie die Bestellposition, die Referenz des Diamanten oder Pakets, die vereinbarte Anforderung und die festgestellte Abweichung an. Fügen Sie relevante Messwerte oder Fotos bei und bewahren Sie die Originalverpackung und -unterlagen auf.
Eine Mengenabweichung, eine falsche Referenz und eine Beanstandung der visuellen Zusammenstellung erfordern unterschiedliche Nachweise. Wenn eine Zertifikats- oder Identitätsfrage eine fachkundige Beurteilung erfordert, vereinbaren Sie, wie diese Beurteilung eingeholt wird.
Dokumentieren Sie die vorgeschlagene Lösung, unabhängig davon, ob sie Ersatzware, eine Rücksendung, eine Gutschrift oder eine andere vereinbarte Anpassung umfasst. Aktualisieren Sie die Bestands- und Einkaufsunterlagen nach der Klärung, damit zurückgestellte Waren nicht versehentlich als verfügbarer Bestand behandelt werden.
8. Einkaufsunterlagen mit der Werkstatt verknüpft halten
Weisen Sie die Diamanten nach der Annahme dem geeigneten Lagerort oder Produktionsauftrag zu. Verknüpfen Sie Lieferant, Bestellung, Rechnung sowie verfügbare Zertifikats- oder Paketverweise mit diesem Datensatz.
Sorgen Sie bei Lagerung, Sortierung und Fassung für eine eindeutige Kennzeichnung. Die Leitlinien von CIBJO empfehlen Maßnahmen, um natürliche und im Labor gezüchtete Diamanten während der Handhabung und des Handels getrennt zu halten. Klar beschriftete Tütchen und konsistente Werkstattunterlagen helfen, diese Unterscheidung zu bewahren. Leitlinien von CIBJO für im Labor gezüchtete Diamanten.
Wenn ein Paket auf mehrere Aufträge aufgeteilt wird, muss die ursprüngliche Paketreferenz mit jedem neuen Tütchen verknüpft bleiben. Erfassen Sie die an die Werkstatt ausgegebenen Mengen, ungenutzte und ins Lager zurückgeführte Steine sowie während der Produktion eingesetzte Ersatzsteine.
Übernehmen Sie die relevanten Diamanteninformationen in den Datensatz des fertigen Schmuckstücks. Dadurch lassen sich spätere Kundenfragen, Reparaturen und Ersatzanfragen leichter prüfen.
9. Abgeschlossene Bestellungen zur Verbesserung der wiederkehrenden Beschaffung nutzen
Bewahren Sie die freigegebene Spezifikation für wiederkehrende Produkte auf, einschließlich Abmessungen, Anforderungen an die Zusammenstellung, Dokumentation und aller nach der Erstbestellung vereinbarten Änderungen.
Verwenden Sie bei Wiederholungskäufen diese Spezifikation als Ausgangspunkt und bitten Sie um eine aktuelle Bestätigung der vorgeschlagenen Waren, Verfügbarkeit, des Angebots und der Liefervereinbarungen. Eine frühere Rechnung ist eine nützliche Referenz, reserviert jedoch keinen Bestand und legt nicht den Preis einer neuen Bestellung fest.
Prüfen Sie den verfügbaren Bestand vor einer Nachbestellung. Unterscheiden Sie zwischen Waren, die bereits Kundenaufträgen zugeordnet sind, zurückgestellten Waren und bestätigten eingehenden Lieferungen einerseits und für neue Aufträge verfügbarem Bestand andererseits.
Verfolgen Sie einige praktische Kennzahlen: ob Lieferungen zum vereinbarten Termin eingetroffen sind, wie viele Waren eine Klärung oder einen Ersatz erforderten und wie lange die Klärung von Problemen dauerte. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Briefings, Prüfplanung und den zeitlichen Ablauf künftiger Bestellungen zu verbessern.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte ein Schmuckunternehmen vorbereiten, bevor es ein Angebot für die Beschaffung anfordert?
Erstellen Sie ein schriftliches Briefing zu den Waren, der Menge, den Abmessungen, den Qualitätsanforderungen, der Dokumentation, dem Lieferort und dem gewünschten Ankunftstermin. Fügen Sie eine Auftrags- oder Lagerreferenz hinzu und kennzeichnen Sie, welche Anforderungen wesentlich sind und bei welchen Alternativen möglich sind.
Bedeutet Screening, dass jeder Diamant über ein individuelles Zertifikat verfügt?
Nein. Ein Screening befasst sich im Rahmen der erbrachten Dienstleistung mit der Materialidentifizierung oder der Herkunft. Individuelle Zertifikate enthalten unterschiedliche Informationen. Klären Sie, was untersucht wurde, welche Aussage das Ergebnis ermöglicht und in welchem Verhältnis die Dokumentation zu den gelieferten Waren steht.
Wie viel Zeit sollte ich für einen Beschaffungsauftrag einplanen?
Planen Sie rückwärts ausgehend vom Produktions- oder Kundentermin. Berücksichtigen Sie die Auswahl, die Freigabe, die Vorbereitung durch den Lieferanten, den Transport, gegebenenfalls erforderliche Grenzformalitäten und die Wareneingangskontrolle. Bestätigen Sie den Zeitplan für den jeweiligen Auftrag, bevor Sie Ihrem Kunden einen Fertigstellungstermin zusagen.
Darf ein Lieferant einen Diamanten mit denselben Farb- und Reinheitsgraden ersetzen?
Verlangen Sie eine Freigabe anhand des vollständigen Einkaufsbriefings. Ein Ersatz kann sich in den Maßen, dem Schliffstil, dem Erscheinungsbild, dem Zertifikatsformat oder der Eignung für die Zusammenstellung unterscheiden. Dokumentieren Sie die Referenz des Ersatzes und holen Sie vor dem Versand alle erforderlichen Freigaben der Werkstatt oder des Kunden ein.
Kann ich nachbestellen, indem ich sage: „das Gleiche wie beim letzten Mal“?
Verwenden Sie die vorherige Bestellung als Referenz und geben Sie anschließend die aktuelle Menge und die freigegebene Spezifikation erneut an. Bestätigen Sie die neuen Waren, die Dokumentation, den Preis und die Liefervereinbarungen. Dokumentieren Sie alle Änderungen, damit der Lieferant und Ihre Werkstatt dieselben Anforderungen verstehen.
Welche Unterlagen sollten verfügbar bleiben, nachdem die Diamanten gefasst wurden?
Bewahren Sie das Einkaufsbriefing, die endgültige Auftragsbestätigung, verfügbare Zertifikate oder Parceldokumente, das Ergebnis der Wareneingangskontrolle und die relevante Korrespondenz auf. Ordnen Sie diese Unterlagen dem fertigen Schmuckstück oder Fertigungsauftrag zu, einschließlich etwaiger beim Fassen vorgenommener Ersetzungen.
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Um eine Beschaffungsanfrage bei Uniglo Diamonds zu starten, teilen Sie uns das Einkaufsbriefing Ihres Unternehmens, die vorgesehene Verwendung, Mengen, Dokumentationsanforderungen und den gewünschten Lieferort mit.
Bei einer Bestellung für einen einzelnen Kunden fügen Sie alle freigegebenen Steinreferenzen oder Einschränkungen für die Fassung hinzu. Bei einer Kollektion oder einem wiederkehrenden Produkt geben Sie die Spezifikation und die Anforderungen an die Zusammenstellung an, die Ihre Werkstatt zur Einhaltung benötigt.
Entdecken Sie unser Großhandelsangebot an laborgezüchteten Diamanten, und kontaktieren Sie Uniglo Diamonds , um die vorgeschlagenen Waren, die Verfügbarkeit, das Angebot und die geltenden Bestellbedingungen zu besprechen.
